آرشیو الکترونیک (Keydoc)

• امکان ایجاد دسته بندی های پویای مفهومی وموضوعی با توجه به ویژگی های اسناد
• امکان ایجاد دایرکتوری های متنوع اطلاعاتی با ساختار درختواره ای اطلاعات
• پشتیبانی از اسناد با ساختارهای استاندارد و اسناد بدون استاندارد مانند فرمهای مختلف سازمانی
• امکان ایجاد کدینگ های متنوع ساختار یافته یا آزاد بر روی اسناد
• امکان تعریف کاربران و امکان انتساب آنها به گروهها
• امکان تعریف سطوح دسترسی متنوع و طبقه بندی شده کاربران با توجه به دسته بندی های اسناد دایرکتوری های اطلاعاتی و کدینگ های مختلف
• کنترل و سیستم گزارش دهی عملکرد کاربران در سیستم
• موتور جستجوی داخلی پیشرفته و کارامد تحت وب
• قابلیت اتفاده از موتور جستجو در اینترنت

در این بخش می توان فرم مربوط به اطلاعات هر سند را طراحی کرد. کلیه فیلد های اطلاعاتی اسناد با توجه به موضوع آنها در این بخش تعریف میگردد. جنس فیلد ها از نظر حرفی، عددی تاریخ و ...
در این بخش  بایستی مشخص گردد تا در جستجو بتوان دقیق تر به اسناد مورد نظر دست یافت. همچنین موضوعات می توانند نا محدود تعریف گردند.

با توجه به شکل 1 , معماری سیستم بصورت nTier طراحی گردیده و بصورت OOP و با تکنولوژی .NET پیاده سازی شده است. این نوع معماری ویژگی کار با انواع RDBMS را دارد بعنوان نمونه بانک اطلاعاتی که در حال حاضر SQL Server می‌باشد براحتی قابلیت سوئیچ به بانک Oracle را دارا می‌باشد. همچنین با توجه به اینکه نوع ارتباط مابین لایه ها با XML می‌باشد لذا می‌توان در صورت لزوم تکنولوژی اجرا هر یک از لایه ها را تغییر داد . بعنوان مثال می‌توان لایه واسط کاربری تحت وب را که در حال حاضر با ASP.NET اجرا شده است را با تکنولوژی J2EE پیاده سازی نمود و نحوه ارتباط آن با لایه Business به همین شکل توسط XML باشد. تنها می‌بایست ملزومات اجرای هر لایه را در حداقل برآورده نمود. (مثلا تغییر Web Server برای اجرای Application)

تعریف ساختار کدینگ مورد استفاده برای اسناد و اطلاعات با توجه به فرمت مورد نظر در این سیستم پیش بینی گردیده است. هر سند می تواند از یک یا چند کدینگ استفاده نماید که این بستگی به وجود انتساب چند کد به هر سند دارد.

در بخش جستجوی تحت وب با طراحی یک موتور جستجوی داخلی قابلیت جستجو جستجو بر روی کلیه اسناد و کلیدواژه های آن وجود دارد. جستجو بر اساس کدینگ ها و فهرست های درختی نیز در این بخش وجود دارد. در بخش جستجوی پیشرفته نیز جستجو بر اسا س اجزاء و کدینگها یا کلیه فیلد های هر موضوع سند تا جزئی ترین سطح اطلاعات قابلیت جستجو را فراهم نموده است. همچنین در صورت وجود ارتباط اینترنتی پایدار امکان ارائه این سرویس بر روی اینترنت هم وجود دارد. ارتباط با سیستم از راه دور و به وسیله تلفن و سرویس اینترنت نیز به راحتی امکان پذیر است.

تعریف کاربران و گروه های کاری و حق دسترسی به اسناد مشخص به هر یک و همچنین کنترل محدود کار و تقویم کاری، ثبت فعالیتهای کاربران همگی با رویکرد امنیت اسناد و اطلاعات پیش بینی گردیده است.

به منظور دسته بندی اسناد و دسترسی نظام مند ابزاری که جهت نگهداری موضوعات پیاده سازی میگردد دارای ساختار درختی است که ساختار اولیه آن بطور پیشنهاد جهت نگهداری اسناد ارائه میگردد. ویژگی این قابلیت طبقه بندی مشخص اسناد بر حسب حالات مختلف مورد نظر استفاده کننده میباشد. این طبقه بندی میتواند بر اساس موضوعات و یا ساختار سازمانی و یا هر شکلی که در حال حاضر جاری است پیاده گردد. البته این ساختار پویا بوده و امکان اعمال تغییرات در آن وجود خواهد داشت.