اتوماسیون اداری تحت وب پایا

دستاوردهای استفاده از اتوماسیون اداری

 سیستم مکانیزه راه کارمناسبی جهت نظام بخشیدن و اعمال سیاست های سازمان می باشد. با پیاده سازی این سیستم می توان درزمان ، دسترسی ، کنترل و نظارت برمکاتبات اداری و مدیریت کارها و جلسات ، تحول بسیار مفیدی ایجاد نمود.

به کارگیری چنین سیستمی علاوه بر غلبه برمشکلات سیستم های غیر مکانیزه ، باعث بهره وری بیشتر نیروی انسانی ، استفاده بهینه از امکانات ، تعاملات بیشتر ، گردش کار سریعتر و شفاف تر و ساماندهی مکاتبات و مراودات اداری می شود. برخی رئوس مزایای استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب ذیلاٌ ذکر شده است :

• صرفه جویی زمان درانجام چرخه ها و تعاملات اداری و دریافت سریع پاسخ ها و ارجاعات
• دسترسی به کلیه اطلاعات ، کارتابل ها ، قرارها و جلسات بدون نیاز حضور فیزیکی درمحل کار
• حذف قسمت عمده ای از هزینه های ملزومات اداری (بایگانی ، کپی ، پست ،کاغذ و زونکن ...)
• صرفه جویی درفضای بایگانی و امکان نگهداری کلیه اسناد و مدارک بدون محدودیت زمانی
• ذخیره متمرکزالکترونیکی با فضای کمتر و امنیت اطلاعات بالاتر
• استفاده از پرسنل کمتر برای بایگانی و دسترسی راحت تر به اطلاعات مورد نظر
• تسهیل ارتباطات سازمانی و اعمال راحت تر نظارت و سیاست های سازمان
• افزایش و تسهیل تعاملات و مراودات اداری و افزایش تعداد عناوین مطرح شده درمراودات اداری
• دسترسی آسان به اطلاعات درسطوح مختلف سازمان
• ارتقاء پشتیبانی کارکنان و استفاده بهتراز منابع کارشناسی به واسطه تعاملات بیشتر
• دسترسی سریع به اطلاعات درزمان و مکان مورد نیاز به واسطه ارتباط ON LINE
• دسترسی به ارتباطات در زمینه مورد نیاز بصورت همزمان توسط افراد مختلف
• ایجاد موقعیتی برای بهینه سازی ساختاراداری و تحول دراموردبیرخانه ای سازمان
• فرهنگی سازی درراستای استفاده بهینه ازابزارIT در سازمان
• مدیریت برگردش کارمکتوبات و مستندات
• به اشتراک گذاری ساده و قانونمند اطلاعات و تسهیل دسترسی برای کاربران مجاز
• امکانات سیستم اتوماسیون اداری تحت وب
• کاملا تحت وب ، بدون محدودیت تعداد کاربران ، بدون نیاز به سخت افزار پیچیده و حفظ سرعت فوق العاده هنگام استفاده همزمان همه کاربران
• ثبت و گردش مکاتبات بدون کاغذ (  Paperless )
• ثبت  مکاتبات به تفکیک با گروه بندی دلخواه ( مثلا صادره و وارده و متفرقه)
• قابلیت ایجاد چندین فرم ثبت نامه و تعداد نا محدودی دفتر اندیکاتور مطابق با نیازهای شما
• امکان ثبت نامه و انجام عملیات روی آنها توسط چندین کاربر بطور همزمان بدون هیچگونه تداخل
• قابلیت مشاهده و استفاده از هر مدرک ثبت شده توسط چندین کاربر بطور همزمان
• پاسخ دهی به نامه با یک کلیک و ارتباط خودکار پاسخ با نامه اصلی
• امکان تهیه نسخه کاغذی ( پرینت )  نامه ها توسط هر یک از کاربران ( در محدوده دسترسی )
• امکان پیوست اسناد به یک نامه با فرمت دلخواه
• ایجاد تعداد نا محدودی دبیرخانه
• جستجوی سریع و پیشرفته در نامه های ثبت شده
• گروه بندی دلخواه نامه ها پس از ثبت برای هر کاربر بطور مجزا
• ارتباط هرنامه با پاسخ آن
• ارجاع نامه ها به کارتابل الکترونیکی افراد شرکت (سازمان)
• پیگیری زمانی پاسخ دهی به نامه ها
• تنظیم سطح  دسترسی به اسناد و مدارک بطور گسترده و دقیق
• تنظیم سطح امنیتی برای هر نامه
• امکان بایگانی مکاتبات پس از سیر اداری آنها
• امکان گزارش گیری ترکیبی، متنوع و سریع ، با مشخصات در خواستی و جمع بندی هفتگی و ماهیانه و گزارش عملکرد
• امکان ایجاد گزارشهای دلخواه پویا ( دینامیک ) و ذخیره آنها با نام دلخواه
• قابلیت استفاده در بستر شبکه داخلی ، اینترانت و اینترنت
• ایجاد نسخه پشتیبان از اطلاعات نرم افزار
• تعریف الگوی پیشنویس نامه ها
• ذخیره و بازیابی الگو های پیش نویس بر روی رایانه هر کاربر 
• ارسال پیام برای کاربران سیستم
• پیگیری نامه های وارده و صادره و همچنین تعیین مهلت انجام کار توسط پیگیری کننده
• تعریف و مدیریت برچسب ها به لحاظ مدیریت بایگانی نامه ها
• جستجوی پویای نامه ها و کنترل سطح دسترسی هر فرد به نامه های کارپوشه خود
• گزارش کامل لیست پیگیری های انجام شده
• امکان دور کاری در بستر اینترنت بصورت ایمن
• بهره گیری از آخرین تکنولوژی های تولید نرم افزار شرکت مایکروسافت
• امکان دریافت اتوماتیک فکس و ایمیل 
• امکان تایپ نامه در محیط نرم افزار
• امکان شماره گذاری و تاریخ اتوماتیک بر روی نامه صادره
• امکان تعریف چندین سربرگ در قسمت ویرایشگر
• تعریف چارت سازمانی در تمامی سطوح
• تعریف فرمول برای نحوه شماره گذاری نامه
• جدا سازی شماره گذاری برای نامه های وارده، صادره و داخلی
• امکان ثبت تعداد نا محدود پیوست برای نامه (در انواع فرمت فایل ها)
• تعریف کلید واژه برای هر نامه
• امکان دسترسی به چند کارتابل توسط یک کاربر و با یک بار ورود به سیستم
• امکان تعریف انواع نامه مانند نامه، فاکس، تلگرام، یادداشت، حکم و ...
• امکان تعریف انواع طبقه بندی نامه مانند: عمومی، عادی، محرمانه، خیلی محرمانه و ...
• امکان تعریف ارجحیت نامه مانند: عادی، فوری و آنی
• امکان تعریف انواع موضوع نامه مانند: عمومی، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و ...
• امکان تعریف شیوه ارسال نامه مانند: دستی، پیک، ارباب رجوع، پستی و ...
• امکان تعیین محدودیت زمانی برای پیگیری نامه
• امکان تعیین سطح محرمانگی مکاتبه بصورتهای سری، خیلی محرمانه، محرمانه، عادی
• امکان تعیین الویت مکاتبه به شکل های عادی، فوری، خیلی فوری، آنی
• امکان ثبت نامه با شماره آزاد
• استفاده برنامه مدیر سیستم برای انجام تعاریف و تنظیمات سیستم
• ارجاع گروهی نامه ها
• دارا بودن سیستم اعلام نامه جدید، قرارها، ...

چرا اتوماسیون اداری پایا

• منعطف ترین
• متنوع ترین فرم ها:  ارائه فرمهای اختصاصی با امکانات متنوع جهت اصناف مختلف و شرکت تولیدی ، بازرگانی ، صنعتی و...
• بهترین خدمات: ارتقا محصولات و ارائه امکانات جدید و روز شدن نرم افزار به طور متناوب و با توجه به پیشرفت صنعت آی تی در جهان.
• مناسب ترین قیمت:  در مقایسه با سایر محصولات مقرون به صرفه بوده و کاملا توجیه اقتصادی دارد . 
• کیفیت: تجربه چندین ساله و رفع عیوب احتمالی ضمن ارتقا دائمی.
• پشتیبانی مستمر

 رضایت مشتریان میزبان نتیجه پایداری این شرکت در ارائه خدمات متنوع و متمایز به شرح ذیل می باشد:

• خدمات قبل از فروش 

 ارائه راهکارهای مناسب جهت بهبود و مکانیزه کردن فرآیندهای اداری

 مشاوره در طراحی مدل گردش الکترونیکی مکاتبات و سفارشات

• خدمات حین فروش 

 پیاده سازی، استقرار و راه اندازی سیستم 

 آموزش کاربران و راهبران سیستم

• خدمات پس از فروش 

 پشتیبانی محصول از طریق مراجعه حضوری، تلفن، اینترنت و خدمات از راه دور

 ارائه نگارشهای جدید سیستم 

 ارائه خدمات فنی و تخصصی جهت توسعه محصولات برای استفاده های اختصاصی مشتری

 خدمات فنی و مهندسی 

 برگزاری دوره های مختلف آموزشی در زمینه سیستم عامل، شبکه و پایگاه داده

 مشاوره فنی و تخصصی در حوزه های مختلف فن آوری اطلاعات