مستند سازی و مدیریت مستندات

یکی از اهداف ماده ۲۳ قانون برنامه و بودجه مندرج در آیین نامه اجرایی استاندارد های اجرایی، سرعت در اجرای پروژه ها و پرهیز از دوباره کاری هاست. تدوین ضوابط، آیین نامه ها، دستورالعمل ها و روش ها طبق آیین نامه استانداردهای اجرایی از سال ۱۳۵۱ تهیه شده و مورد استفاده قرار گرفته است اما در گزارش های مختلف گروه های برنامه ریزی چه در هفت برنامه اجرا شده قبل از انقلا ب اسلا می و چه در چهار برنامه اجرا شده و در دست اجرای بعد از انقلا ب اسلا می، کمبود آمار، نارسایی های قانونی، عدم تطابق هزینه های واقعی با هزینه های برآوردی، پراکندگی کارهای دردست اجرا و مشخص نبودن سیاست های بهره برداری، در زمره مشکلا ت و تنگناهای عمده تهیه و اجرای طرح ها و پروژه های سرمایه گذاری بوده است. از این رو، ثبت سیر تکوین و تحقق طرح از زمان پیدایش تا بهره برداری می تواند کمک مؤثری در تحقق اهداف قانونی به شمار آید. این نکته حایز اهمیت است که مستند سازی با توجه به اهمیت کمی و کیفی طرح یا پروژه جایگاه خود را شکل می دهد و مستندسازی به موازات شروع و پایان هر مرحله به عنوان خدمات تکمیلی باید مورد توجه قرار گیرد. تعریف کلی مستند سازی : مستند سازی، تهیه مجموعه اسناد و مدارکی است که سیر تکوین و تحقق یک فعالیت از شروع تا خاتمه آن و چگونگی بهره برداری و نگهداری را، با تحلیل و ارزیابی مربوط، نشان می دهد. خدمات دانش هم آرا در حوزه مستندسازی بخشهای متنوعی ازصنایع را شامل می شود : مستندسازی پروژه های ساخت و تاسیس مستندسازی فرایندها مستندسازی پروژه های تحقیقاتی و هر گونه فعالیتی که در حوزه صنعت بتواند به عنوان یک تجربه مفید ثبت گردد .