با استفاده از این سیستمهاصرفه جوئی قابل توجهی در وقت صورت خواهد گرفت،یک پنجم قیمت ویدئو کنفرانس خارجی
ویدئو کنفرانس فناوری است که افراد درمکانهای مختلف با فواصل مختلف را قادر می سازد تا صوت و تصویر همدیگر را به صورت زنده دریافت نموده و همانند جلسات حضوری با یکدیگر ارتباط داشته و تبادل نظر نمایند.ویدئو کنفرانس می تواند با امکانات افزوده دیگری همانند تبادل اسناد و مدارک اشتراک در تهیه مدارک ارسال عکسها و ... نیز همراه باشد.
در این روش می توان تنها دو شخص یا دو گروه را از طریق سیستم به یکدیگر متصل نمود بعبارت دیگر این روش شباهت زیادی به یک تماس تلفنی معمولی بین دو نقطه دارد که در آن علاوه بر انتقال صدا، انتقال تصویر ، داده و مستندات نیز موجود است .
ب : روش چندگانه Multipoint - To Multipoint
در این روش می توان به تعداد دلخواه شخص و یا گروهها را وارد کنفرانس نمود طبیعی است که تمام اشخاص یا گروهها دارای امکانات کنفرانس می باشند
نکته قابل توجه در این روش آنست که سیستم های ویدئوکنفرانس می بایست از طریق یکی از بسترهای مخابراتی ذکر شده در قبل به یک سیستم مرکزی MCU ( Multipoint Conferences Unit ) متصل شوند .وظیفه MCU برقراری ارتباط ، برقراری پروتکل ها ، حفظ سرعت انتقال داده و بطور کلی مدیریت همه جانبه کنفرانس می باشد .
مزایای ویدئو کنفرانس:
صرفه جوئی در زمان :
با استفاده از این سیستمها و بوجود آوردن امکان برقراری جلسات ویدیویی به صورت زنده، صرفه جوئی قابل توجهی در وقت صورت خواهد گرفت، بطوریکه زمان صرف شده برای انجام کار همان زمان اختصاص داده شده به کنفرانس ویدیویی است و زمانهای تلف شده برای اخذ بلیط ، سفر ، اقامت و رفع خستگیهای ناشی از سفر حذف خواهد گردید.
صرفه جوئی در هزینه ها:
با استفاده از ویدئو کنفرانس و امکان برقراری جلسات بدون نیاز به جابجائی فیزیکی افراد، صرفه جوئی فوق العاده ای در هزینه ها صورت خواهدگرفت . هزینه هایی همچون رفت و آمد ، تهیه سالن ، پذیرایی و ...