اسکن اسناد و مدارک

اسکن اسناد و مدارک کاغذی را می توان از گامهای اولیه ورود به حوزه مدیریت اسناد دانست . بدیهی است برای استفاده از فناوری های پیشرفته در زمینه دسترسی به اطلاعات ، لازم است به ازای هر صفحه کاغذی که در بر گرفته بخشی از اطلاعات است ، یک فایل الکترونیک به همراه دیتای قابل جستجو و نمایه آن ، وجود داشته باشد . بدین منظور استانداردهایی برای بخشهای مختلف این فرایند تعریف گردیده است که ضمن حفظ یکپارچگی محصولات ، از هر گونه آسیب به اطلاعات جلوگیری شود در اسکن اسناد و مدارک آنچه بیش از هر چیز اهمیت می یابد این است که در صورت هر گونه نقص و انحراف در روش اجرا امکان از دست دادن اطلاعات برای همیشه وجود دارد اصولا خطا در تبدیل یک سند کاغذی به الکترونیک برابر است با امحای آن چرا که در یک بانک اطلاعاتی دسترسی به مدارک مبتنی بر آدرسهایی است که در صورت اشتباه در تکمیل آن امکان بازیابی مدارک وجود نخواهد داشت . از این رو اسکن اسناد و مدارک (اگر چه ظاهراً به سهولت قابل اجرا است ) دارای درجه ای از حساسیت است که می توان آن را یکی از سه بخش مهم ساماندهی اسناد دانست . شرکت دانش هم آرا با بهره گیری از تجهیزات پیشرفته در این بخش ، پروژه های متعددی در زمینه اسکن اسناد و مدارک انجام داده است . تنوع کیفیت ، جغرافیا و روش نگهداری مدارک طی این مدت ، تجربیاتی ارزشمند به همراه داشته است که ضمن انطباق با استانداردهای اسکن اسناد ، امکان بومی سازی بسیاری از خدمات را برای مشتریان فراهم نموده است . }برای تشریح خدمات شرکت ابتدا به مشکلاتی که در هر سازمان ممکن است وجود داشته باشد خواهیم پرداخت : مشکلاتی که ممکن است در یک سازمان وجود داشته باشد * آیا در سازمان خود حجم زیادی از اسناد دارید ؟ نگهداری * آیا این اسناد فضای زیادی را اشغال کرده اند ؟ * آیا نگران آسیب رسیدن به این اسناد هستید ؟ * آیا برای یافتن هر سندی باید مدت زیادی وقت صرف کنید ؟ جستجو * آیا با مشکل جستجو در متن اسناد مواجه هستید ؟ * آیا مطمئن هستید که آخرین نگارش هر سند را در اختیار دارید ؟ * آیا نگران دسترسی غیر مجاز به اسناد هستید ؟ دسترسی * آیا دسترسی افراد به اسناد مختلف متفاوت است ؟ * آیا میخواهید از سوابق دسترسی افراد به اسناد مطلع باشید ؟ * آیا نیاز دارید بدلایل مختلف (مانند شرکت در جلسات) اسناد را جابجا کنید ؟ جابجایی * آیا نیاز دارید در محلهای مختلف به اسناد دسترسی داشته باشید ؟ * آیا نیاز دارید که یک سند در پرونده های متفاوت بایگانی شود ؟ طبقه بندی * آیا طبقه بندی های متفاوتی از اسناد را لازم دارید ؟ مرتفع نمودن تمامی مشکلات اشاره شده با پیاده سازی مدیریت اسناد میسر خواهد بود. مدیریت اسناد ناظر است بر مدیریت وکنترل سیستماتیک ایجاد، استفاده، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد و مدارک مزایای پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد edms زمینهسازی برای پیادهسازی نظام مدیریت دانش امکان دسترسی به اسناد با سرعت و سادگی کسب اطمینان از امنیت اطلاعات جلوگیری از تخریب اسناد کاهش هزینههای مطالعات و بررسی کاهش هزینهی دسترسی به اسناد بهبود کیفیت بهرهبرداری از تجهیزات کاهش هزینهی نگهداری اسناد امکان پیوستگی اسناد به یکدیگر بازگشتپذیری در صورت آسیب انطباق با اصول پدافند غیرعامل