سیستم اتوماسیون اداری حرفه ای ها

سیستم اتوماسیون اداری حرفه ای ها 

مکاتبات اداری یکی از پر حجم ترین و در بعضی از مواقع مشکل ترین فعالیت های یک سازمان می باشد، عدم وجود یک سیستم مناسب مکاتبات

اداری باعث اتلاف زمان، صرف انرژی بیشتر، افزایش هزینه ها و در نتیجه غیربهره ور شدن سازمان مربوطه می گردد که در مقابل آن وجود یک سیستم

متناسب و سریع اداری می تواند حجم عمده ای از ابهامات موجود در زمینه مکاتبات داخل سازمان را کاهش داده و در یک دوره زمانی باعث صرفه

جویی زمان و تسریع در انجام امور اداری گردد که با توجه به حجم زیاد مکاتبات ، تعدد و پراکندگی واحدها، تنها یک سیستم مکانیزه با حذف یا حداقل

نمودن گردش دستی اسناد کاغذی ، سبب گردش صحیح مکاتبات اداری و جلوگیری از مفقود شدن نامه ها در شرکتها و سازمانها خواهد شد.

امروزه مدیریت بر گردش کار و مکاتبات اداری و همچنین مدیریت زمان در سازمان ها و مؤسسات اقتصادی به کلی متحول شده و دیگر استفاده از روش

های کند و مشکل ساز اداری غیرمکانیزه (بوروکراسی) قابل قبول نمی باشد.

استفاده از سیستم اداری داده پردازی  حرفه ای ها  جهت انجام امور اداری و چرخه مکاتبات و طبقه بندی آنها، بستر مناسبی برای سرعت بخشیدن

به انجام امور اداری در بخش دبیرخانه و نظارت بر گردش کار در سازمان مربوطه می باشد به شکلی که تمام اعمال اداری همانند ورود نامه، ثبت نامه،

ارجاعات، رونوشت ها و حتی بازبینی نامه ها توسط سیستم ثبت و کنترل می گردد.

اتوماسیون اداری، بهترین ابزار برای رسیدن به راهکارهای مفید در جهت صرفه جویی زمان و استفاده بهینه از وقت در سازمان می باشد. راه حل های

مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را بیشتر میسر می سازد. در این فرایند، حذف مکاتبات کاغذی،

صرفه جویی و استفاده بهینه از زمان، عملی گردد. در این زمینه می توان گرایش های ویژه ای فراهم آورد که کارائی بهینه افراد و نیز گلوگاههای

مکاتباتی و چگونگی کارکرد کارکنان برای مدیریت روشن گردد.

این نرم افزار در تمامی سیستم های اداری از قبیل ادارات دولتی، شرکت های خصوصی، دانشگاهها، کارخانجات، مراکز درمانی، خدماتی، تجارتی و....قابل استفاده می باشد.

شایان ذکر است که نرم افزار مورد اشاره مبتنی بر معماری چند لایه با استفاده از

زبان برنامه نویسی     C#.Net و بانک اطلاعاتی   SQL Server 

نمونه هایی از قابلیت های ویژه سیستم اتوماسیون اداری  : 

1.  امکان مکاتبات الکترونیک و قابلیت ارجاع اتوماتیک بین کاربران سیستم

2.  امکان تعریف پرسنل و اشخاص و نیز ثبت عکس پرسنل و امضاء برای آنها

3.  ایجاد چارت سازمانی و امکان معرفی پست ها سازمانی و زیر سیستم های آن

4.  تعیین محدوده دسترسی برای هر یک از کاربران بنا به سیاست سازمان

5.  ثبت پیش نویس نامه

6.  امکان پیگیری کلیه مکاتبات اداری و نامه های ارجاع شده و اطلاع از اینکه نامه مشاهده ،‌ اقدام  و انجام شده است یا خیر

7.  امکان نمایش کلیه سوابق ارجاع یک نامه از ابتدا تا انتها همراه با پاراف های انجام شده روی آن نامه

8.  ارجاع نامه به همراه پاراف متنی و استفاده از قلم نوری در نامه های وارده

9.  ثبت اتوماتیک تاریخ ارجاع و بایگانی پس از ارجاع

10.  نمایش گردش نامه و مشخص نمودن آخرین وضعیت نامه

11.  ارسال نامه به همراه فایل های پیوست با هر نوع فرمت و هر مقدار حجم

12.  امکان ایجاد کارتابل برای هر یک از اعضاء

13.  تعریف کاربران مختلف به همراه سطح دسترسی مخصوص برای آن ها

14.  امکان ذخیره سازی نامه در پرونده های مربوطه

15.  آلارم متنی و صوتی برای کلیه نامه ها و پیام های جدید

16.  تعریف رده بندی امنیتی نامه مانند عادی، محرمانه، سری و...

17.  امکان ارسال و دریافت پیام در سطح سازمانی و الصاق پیوست های چند رسانه ای

18.  سررسید برای هر کاربر و امکان یادآوری یادداشت ها

19.  امکان جستجوی پیشرفته بر اساس هر یک از فیلدهای اطلاعاتی

20.  معرفی جانشین برای هر یک از پست های سازمانی

21.  ایجاد دعوت به جلسه در سطح بخشی از سازمان و نیز صورت جلسات به صورت نامه

22.  تابلو اعلانات برای کلیه پرسنل

23.  دفتر تلفن شخصی یادداشت برای هر کاربر

24.  امکان ایجاد فضای ورود نامه وارده، صادره و داخلی

25.  امکان تعریف عبارات پر کاربرد برای درج کلمات تکراری در پاراف و اقدام برروی نامه

26.  امکان تعیین رونوشت برای نامه

27.  اضافه کردن نامه های مرتبط به نامه برای نامه های عطف ،‌ پیرو ،‌بازگشت و ...

28.  تایپ نامه توسط ویرایشگر  و 2010 و 2007 و   MS Word 2003

29.  امکان رویت مشخصات نامه با جابجایی روی لیست نامه بدون باز نمودن نامه

30.  امکان تعریف گروه های سازمانی

31.  امکان پاراف نامه

32.  میزکار برای هر کاربر

33.  اضافه کردن برنامه های پرکاربرد ویندوز داخل سیستم

34.  انتخاب شخص ارجاع شونده بصورت های مختلف از قبیل انتخاب داخل چارت سازمانی ،‌ انتخاب از لیست افراد سازمان ،‌ کسانی که اخیراً‌ برای آن ها نامه ارسال کردیم و یا گروه های کاربری تعریف شده

35.  امکان تعریف الگوی های مختلف نامه برای هر یک از انواع نامه (داخلی، عمومی، صادره و وارده ) متناسب با نیاز هر سازمان

36.  امکان تعریف سربرگ هر شرکت در سیستم برای گردش نامه ها برروی سربرگ شرکت به همراه لوگوی شرکت

37.  امکان تعریف کلیه فرم های درون سازمانی با امکان گردش و در نهایت بایگانی در پرونده مربوطه

38.  تعریف الکترونیکی فرم های ارجاع کار ،‌ فرم درخواست مرخصی،‌ فرم صورتجلسه ،‌ اضافه کار و کلیه فرم های دیگری که در هر سازمان وجود دارد

39.  امکان تعریف فرمول شماره اندیکاتور به صورت دلخواه برای هرنوع نامه و یا بخش های مختلف سازمان

40.  امکان تعریف شماره اندیکاتور برای هر واحد به صورت مجزا

41.  بایگانی الکترونیکی (طبقه بندی نامه ها و مراسلات ارجاع شده به قسمت بایگانی در پرونده)

42.  ثبت تصویر (اسکن نامه)

43.  چرخش نامه بین واحدهای مختلف سازمانی جهت بررسی

44.  امکان استفاده از قلم نوری به منظور هامش در نامه های وارده

45.  تعریف ساختار سازمانی و پست ها، گروه بندی پرونده های عمومی و بایگانی

46.  امکان تعریف انواع دبیرخانه، بایگانی، کارتابل و انواع ارجاعات با دسترسی های متفاوت

47.  تعریف تقویم کاری و مناسبت های مختلف

48.  تعریف سطح دسترسی و امنیت سیستم بر اساس مسئولیت و پست سازمانی

49.  صندوق پیام ها برای مشاهده پیام های دریافتی

50.  ایجاد و مشاهده کارتابل نامه، پیگیری نامه ها و نامه های ارسال نشده

51.  تعریف انواع اولویت مکاتباتی (عادی، فوری، خیلی فوری و...)

52.  مشاهده درختواره گردش نامه و آخرین وضعیت آن با توجه به دسترسی های مجاز (tracing)

53.  ثبت و کنترل اقدامات انجام شده بر روی نامه

54.  ثبت تاریخ  و ساعت عملیات انجام شده بر روی نامه (ارجاع، مشاهده، اقدام و...)

55.  تعریف جانشین برای سمت های سازمانی

56.  به گردش انداختن نامه های بایگانی شده

57.  وجود میز کار برای هر کاربر

58.  چاپ مشخصات گیرنده بر روی پاکت نامه

59.  چاپ مشخصات فرستنده و گیرنده برروی label

60.  محیطی کاربر پسند

61.  راهنمای فارسی آموزش سیستم

62.  زمان و استفاده بهینه از منابع بویژه نیروهای انسانی.

63.  تعیین جانشین برای هریک از سمت های سیستم و ایجاد سطوح دسترسی ‎

64.  تعریف دبیرخانه‎های مختلف سازمان و اجرای عملیات مستقل در هر دبیرخانه

65.  استفاده از تمامی قابلیت‌های ویرایشگر Microsoft Wordبطور مستقیم از داخل سیستم

66.  دریافت و ارسال انواع فایل و پیام جهت انجام امور شخصی یا روان‌سازی امور اداری

67.  متمایز کردن نامه های مشاهده شده و مشاهده نشده

68.  متمایز کردن نامه های اقدام شده و اقدام نشده

69.  بایگانی نامه های دریافتی و ارسالی در پرونده های الکترونیکی

70.  مشاهده سوابق و ارجاعات و پاراف های انجام شده بر روی یک نامه

71.  امکان مشاهده وضعیت نامه و پیگیری نامه پس از ارجاعات مختلف

72.  کنترل سطح دسترسی کاربران هنگام ارجاع نامه

73.  امکان ارسال گروهی نامه

74.  امکان ارجاع گروهی نامه ( ارجاع همزمان به چند نفر )

75.  امکان اخذ گزارشات و فراخوانی آن

76.  گزارش گیری از نامه هایی که ثبت شده ولی هنوز ارسال نشده است

77.  گزارش از نامه های موجود در پرونده های مختلف در بازه های زمانی مختلف

78.  گزارش از لیست نامه دریافتی اقدام نشده برای هر کاربر

79.  گزارش از لیست نامه های دریافتی از کارتابل های مختلف

80.  قابل اجرا در کلیه سیستم عامل های ویندوز Vista  ,  Xp  ,  win 7 ,  win 8  , win server 2003 , 2008 , 2012

81.  تهیه نسخه پشتیبان(Backup)  به صورت دوره ای و اتوماتیک

82.  با قابلیت تبدیل سیستم به زبان های انگلیسی ،‌ عربی ،‌ آلمانی ،‌ فرانسوی و ایتالیایی و قبول سفارش به زبان های دیگر

مزایای پیاده سازی سیستم اتوماسیون  :

افزایش سرعت و دقت در پاسخگویی به مراجعان

بی نیازی به مراجعه حضوری برای ارائه نامه و پیگیری ها

کنترل مدیریتی بهتر در بخش های مختلف سازمانی

سازمان دهی و بهینه سازی گردش مکاتبات و فرآیندها

به حداقل رساندن مکاتبات کاغذی در داخل و خارج از سازمان

امکان اتوماتیک سازی عملیات جهت تسهیل عملیات اداری

دسترسی سریع به مکاتبات بایگانی شده

ایجاد بستر مناسب برای استقرار سایر سیستم های یکپارچه

اعمال کنترل های ایمنی منطبق با ساختار سازمانی